Gestionnaire Administratif et Comptable H/F

Vous tenez la fonction administrative et comptable des cinq sociétés, en aval des ventes. Vous contrôlez et enregistrez les pièces, vous préparez les paiements et vous suivez les encaissements. Vous êtes l'interlocuteur quotidien de l'expert-comptable, qui garde la révision, les déclarations fiscales, les comptes annuels et la paie.

Vous ne vendez pas et vous n'émettez pas les factures de ventes. Rien ne sort d'un compte sans la validation écrite du gérant.

Factures et comptabilité

- Centraliser les factures fournisseurs de chaque société (courrier, boîte dédiée, plateforme de facturation électronique) et vérifier le destinataire, les mentions obligatoires et l'absence de doublon ;
- Pour les sociétés de négoce, s'appuyer sur le rapprochement déjà réalisé par le suivi des achats entre facture et accusé de réception : une facture conforme est bonne à payer, un écart reste bloqué jusqu'à sa régularisation ;
- Saisir ou valider la pré-saisie dans l'outil comptable, lettrer, rapprocher chaque compte bancaire chaque mois et ne laisser aucune écriture en attente plus de 30 jours ;
- Préparer la TVA de chaque société selon son régime : exigible à la livraison et dès l'acompte pour les négoces, avec autoliquidation des achats en Italie et en Espagne ; exigible à l'encaissement pour les autres entités. Rapprocher chaque mois le chiffre d'affaires et la TVA déclarée ;
- Justifier chaque mouvement entre sociétés par une facture ou une convention, et préparer les clôtures avec le cabinet comptable.

Trésorerie et paiements

- Tenir l'outil de pilotage de trésorerie pour chaque société : réalisé au fil de l'eau et prévisionnel à six mois (TVA, paie, emprunts, LCR) ;
- Remettre le tableau de bord mensuel du groupe avant le 10 ;
- Envoyer chaque semaine la position de trésorerie par société et consolidée, et signaler tout point bas dès qu'il apparaît, avec une proposition ;
- Préparer chaque semaine la liste des règlements par société, la faire valider par le Président, puis préparer les virements, exécutés en double validation bancaire ;
- Libeller chaque virement avec le numéro de facture ou le motif, et vérifier tout changement de RIB par un appel à un numéro connu.

Encaissements et relances

- Enregistrer les ventes facturées par chaque société et suivre leur encaissement, acomptes et retenues de garantie compris ;
- Signaler chaque semaine les ventes livrées ou chantiers terminés non encore facturés ;
- Tenir la balance âgée de chaque société ;
- Pour les agences : l'équipe assure la première relance, vous prenez la suite sur les factures échues qu'elle vous transmet ;
- Pour les autres entités : relancer de bout en bout.

Administratif et flux entre sociétés

- Gérer le courrier et le classement, transmettre les variables de paie au cabinet à date fixe, suivre les échéances de contrats avec une alerte avant chaque date clé ;
- Préparer avant le 25 de chaque mois les factures entre sociétés et les appels de loyers, validés par le gérant avant émission.

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Chez THEOGAM, la vente est une conséquence du conseil, pas l'inverse.